TIETOSUOJASELOSTE


Synsam pitää yksityisyytesi suojaa ja henkilötietojesi turvaamista tärkeänä. Käsittelemme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste koskee sinua asiakkaanamme, ja sen tarkoituksena on kertoa, millaisia tietoja Synsam kerää sinusta ja kuinka näitä tietoja käytetään. Tietosuojaselosteessa kuvataan myös oikeutesi ja kuinka voit käyttää niitä.

On tärkeää, että tutustut tietosuojakäytäntöömme ja koet turvallisena sen, että käsittelemme henkilötietojasi.

Voit aina olla meihin yhteydessä, jos sinulla on jotain kysyttävää.

 


Kuka vastaa henkilötiedoistasi?

Synsam Group Finland Oy (y-tunnus 2446347-2), Porkkalankatu 20 A, 00180, Helsinki, on rekisterinpitäjä, joka vastaa tässä tietosuojaselosteessa kuvatusta henkilötietojesi käsittelystä.

Mistä saamme sinua koskevia henkilötietoja?

Synsam saa käsittelemänsä henkilötiedot kolmesta eri lähteestä:

  • Henkilötiedot, jotka itse luovutat (tai olet aikaisemmin luovuttanut) Synsamille:
  1. Nimi
  2. Osoite
  3. Yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero)
  4. Henkilötunnus
  5. Terveystiedot
  • Henkilötiedot, jotka muodostuvat asiakassuhteesi aikana:
  1. Terveystiedot ml. näöntarkastuksiin liittyvät tiedot
  2. Silmälasi-/piilolinssireseptit
  3. Synsamin palveluita ja tuotteita koskevat osto-, maksu- ja palvelutapahtumat
  4. Asiakasnumero
  5. Laskutustiedot
  1. Sinun ja Synsamin välinen viestintä
  2. Tietyt verkkosivustomme käyttöön liittyvät tiedot (ks. Evästeet)
  • Henkilötiedot, jotka saamme kolmansilta osapuolilta:
  1. Virallisista rekistereistä hankittavat osoitteet ja puhelinnumerot, joilla varmistamme, että osoitetietosi ovat meillä oikein.

Mihin tarvitsemme henkilötietojasi ja minkä oikeusperusteen nojalla?

Käsittelemme henkilötietojasi niihin tarkoituksiin ja niiden oikeusperusteiden nojalla, jotka on esitetty seuraavassa. Tässä esitettyjä tietoja voidaan tarvittaessa päivittää. Jos muutokset ovat olennaisia tai merkittäviä, ilmoitamme niistä sinulle asianmukaisella tavalla.

Synsam tarjoaa palveluita ja tuotteita (esimerkiksi näöntarkastuksia ja silmälaseja) ja käsittelee siinä yhteydessä sinua koskevia terveystietoja. Terveystiedot ovat arkaluonteisia henkilötietoja. Käsittelemme terveystietojasi silloin kun se on Asetuksen potilasasiakirjoista mukaan välttämätöntä. Jos käsittelemme terveystietojasi muuta tarkoitusta varten, pyydämme siihen aina sinulta suostumuksen.Jotta voimme tarjota sinulle palveluitamme ja täyttää sinun tai työnantajasi kanssa tekemämme sopimuksen velvoitteet, tarvitsemme sinua koskevia tietoja. Ilman niitä emme voisi tietyissä tilanteissa tarjota sinulle palveluitamme tai muuten toimia asiakassopimuksemme mukaisesti.


 

TARKOITUS

Näöntarkastusten tarjoaminen asiakkaalle mukaan lukien ajanvaraus, välttämätön viestintä, kuten kutsu tutkimukseen jne.

OIKEUSPERUSTE

Etujen vertailu:

Käsittely on välttämätöntä tarkoituksiin, jotka koskevat Synsamin oikeutettua etua voida tarjota silmäterveydellisiä näöntutkimuksia asiakkaille, kun olemme arvioineet, että oikeutetut etumme painavat enemmän kuin rekisteröidyn henkilön edut, perusoikeudet ja vapaudet.

Oikeudellinen velvoite:

Asetuksen potilasasiakirjoista edellyttämien henkilötietojen (potilastietojen) kerääminen. Jos tietoja ei anneta, emme voi täyttää oikeudellista velvoitettamme emmekä voi tehdä sinulle näöntutkimusta.


TARKOITUS

Palveluidemme ja tuotteidemme tarjoaminen asiakkaalle mukaan lukien osamaksu/laskutus.

OIKEUSPERUSTE

Sopimuksen täyttäminen:

Henkilötietojesi kerääminen on tarpeen, jotta voimme täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteemme.


 

TARKOITUS

Palveluidemme ja tuotteidemme tarjoaminen sopimusasiakkaillemme.

OIKEUSPERUSTE

Sopimuksen täyttäminen:

Henkilötietojesi kerääminen on tarpeen, jotta voimme täyttää velvoitteemme sopimusasiakkaidemme kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.


TARKOITUS

Maksuja/suorituksia ja muita tapahtumia koskeva kirjanpito:

  • Maksusuoritusten vieminen kirjanpitoon
  • Erääntynyttä laskua koskeva maksumuistutus
  • Tositteiden lähettäminen perintätoimistolle toistuvien maksumyöhästymisten vuoksi
  • Kirjanpitolain vaatimusten täyttäminen.

OIKEUSPERUSTE

Sopimuksen täyttäminen:

Henkilötietojesi kerääminen on tarpeen, jotta voimme täyttää

sopimuksen mukaiset sitoumuksemme.

Oikeudellinen velvoite:

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää kirjanpitolain mukaiset oikeudelliset velvoitteemme.


TARKOITUS

Viestintä seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakassuhteen hallinnointi
  • Synsamin palveluiden ja tuotteiden kehittäminen
  • Tilastojen laatiminen
  • Muut vastaavat tarkoitukset.

OIKEUSPERUSTE

Etujen vertailu:

Käsittely on välttämätöntä tarkoituksiin, jotka koskevat Synsamin oikeutettua etua voida tarjota asiakkaille mahdollisimman hyvää hoitoa, palveluita ja tuotteita, kun olemme arvioineet, että oikeutetut etumme painavat enemmän kuin rekisteröidyn henkilön edut, perusoikeudet ja vapaudet.


TARKOITUS

Markkinointiviestintä, kuten uutiskirjeet, tarjoukset, tapahtumakutsut ja kohdennetut markkinointitoimet.

OIKEUSPERUSTE

Antamasi yksilöity suostumus.


TARKOITUS

Potilastietojen kirjaaminen potilastietolain vaatimusten täyttämiseksi.

OIKEUSPERUSTE

Oikeudellinen velvoite:

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää Asetuksen potilasasiakirjoista mukaiset oikeudelliset velvoitteemme.


TARKOITUS

Terveydenhuollon lähetteen antaminen asiakkaan pyynnöstä tarkempaa lääketieteellistä tutkimusta varten.

OIKEUSPERUSTE

Oikeudellinen velvoite:

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää oikeudelliset velvoitteemme laillistettuja optikkoja koskevien säädösten ja ohjeiden mukaisesti.

TARKOITUS

Synsamin oikeusvaateen valvominen ja/tai rikokselta suojaaminen.

OIKEUSPERUSTE

Etujen vertailu:

Käsittely on välttämätöntä tarkoituksiin, jotka koskevat Synsamin oikeutettuja etuja valvoa, vahvistaa, esittää tai puolustaa mahdollisia oikeusvaateita.


TARKOITUS

Muiden Synsamia koskevien lakien mukaisten oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen, kuten esimerkiksi Verohallinnolle ilmoittaminen.

OIKEUSPERUSTE

Oikeudellinen velvoite:

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää oikeudelliset velvoitteemme.



Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin meidän on tarpeen käsitellä tietoja edellä mainittuihin tarkoituksiin tai meillä on lain mukainen velvollisuus säilyttää tiedot.

Niitä tietoja, jotka ovat välttämättömiä potilastietojen käsittelyä koskevien vaatimusten täyttämiseksi, säilytetään vähintään kaksitoista (12) vuotta viimeisen potilastietomerkinnän jälkeen. Kirjanpitotarkoitusten edellyttämiä tietoja säilytetään vähintään kuusi (6) vuotta, ja varallisuusoikeudellisten vaateiden edellyttämiä tietoja säilytetään lakisääteisen vanhentumisajan päättymiseen saakka.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on seuraavat oikeudet:

  1. Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos tietojasi käsitellään, niin myös oikeus saada pääsy omiin tietoihisi (ns. rekisteriote) ja saada lisätietoa niiden käsittelystä.
  2. Jos katsot, että henkilötiedoissasi on virheitä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua.
  3. Tietyissä tilanteissa voit pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista.
  4. Kun käsittelyn perusteena on etujen vertailu (esimerkiksi tietojen jakaminen), sinulla on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltäytyä suoramarkkinoinnista.
  5. Jos olet antanut suostumuksesi tietyn tyyppiseen käsittelyyn, sinulla on oikeus milloin tahansa perua antamasi suostumus.
  6. Sinulla on myös oikeus omasta pyynnöstäsi saada ja tietyin edellytyksin siirtää itseäsi koskevia henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle (tietojen siirto järjestelmästä toiseen).

Jos haluat käyttää jotain edellä mainittua oikeuttasi tai jos sinulla on kysyttävää tai olet epävarma jostain seikasta, voit ottaa meihin yhteyttä. Yhteystietomme ovat jäljempänä. Jos katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi väärin tai tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto) (ks. https://tietosuoja.fi/etusivu).

 


Henkilötietojen luovutus

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toisille yrityksille ja viranomaisille, kun se on välttämätöntä edellä esitettyihin tarkoituksiin.

Synsamin lukuun henkilötietoja käsitteleviä tahoja (henkilötietojen käsittelijöitä) ovat:

  1. Media- ja mainostoimistot, jotka avustavat meitä viestinnässä, markkinoinnissa ja asiakastutkimuksissa (yhteystiedot ja sähköpostiosoitteet)
  2. IT-palveluntarjoajat eli yritykset, jotka huolehtivat IT-ratkaisujemme käytöstä, teknisestä tuesta ja ylläpidosta (IT-ympäristöömme tallennetut henkilötiedot)
  3. Linssien ja piilolinssien toimittajat (anonyymit reseptit)
  4. Terveydenhuollon lähetteiden vastaanottajat (terveystiedot)
  5. Yritykset, jotka tarjoavat rekisterien ylläpito- ja hävittämispalveluita (esim. julkisten osoitteiden päivitys).

Saatamme myös luovuttaa henkilötietojasi valtion viranomaisille ja yrityksille, jotka sinänsä ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä ja joilla on omat syynsä henkilötietojen käsittelyyn. Synsam ei voi ohjata, kuinka nämä tahot käsittelevät annettuja henkilötietoja. Tällaisia tietojen vastaanottajia ovat:

  1. Valtion viranomaiset, kuten esimerkiksi verohallinto, silloin kun Synsamilla on oikeudellinen velvoite luovuttaa tietoja
  2. yritykset, kuten pankit, rahoituslaitokset, maksunvälitysyritykset ja vakuutusyhtiöt.

Tietojen siirron yhteydessä toteutamme asianmukaiset turvallisuustoimet henkilötietojesi suojaamiseksi.

 


Missä henkilötietojani käsitellään?

Pyrimme aina siihen, että henkilötietojasi käsitellään EU- ja ETA-alueella. Saatamme kuitenkin siirtää tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolisille yrityksille, jotka toteuttavat antamiamme toimeksiantoja esimerkiksi järjestelmien tukea ja ylläpitoa varten.

Jos luovutamme tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella oleville vastaanottajille, toteutamme asianmukaiset suojaustoimet oikeuksiesi ja vapauksiesi turvaamiseksi. Esimerkkejä tällaisista suojaustoimista ovat vakiomuotoisen tietosuojasopimuksen solmiminen tai muu tietosuojalainsäädännön mukainen toimi. Saat halutessasi jäljennöksen näistä asiakirjoista ottamalla meihin yhteyttä.

 


Haluatko lisätietoja tai onko sinulla kysyttävää siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi?

Jos sinulla on kysyttävää tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä Synsamin tietosuojavastaavaan: gdpr.finland@synsam.fi.


Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään jatkuvasti. Jos Synsam katsoo, että muutoksilla on olennainen merkitys yksityisyyden suojasi kannalta, voimme pyytää sinua hyväksymään muutokset neljä (4) viikkoa ennen niiden voimaantuloa.

Tietosuojaselosteemme uusin versio on aina julkaistuna osoitteessa Synsam.fi.